La memoria empresarial. El plan de acción. La ordenación de los documentos. Ordenación de los documentos. Archivos u ordenación de documentos. Objetivos de la ordenación de documentos. Responsabilidad y posición recíproca del encargado de la ordenación de documentos y del encargado del archivo. Creación de una ordenación eficaz de documentos. Plan de clasificación. Inventario de los documentos y determinación de los períodos de conservación. Movimientos del material de archivo. Conservación y destrucción. El papel de un archivo moderno. La protección de los documentos vitales. El archivo en su proyección futura. Clasificación y codificación. Definición de un sistema de clasificación y codificación. La identificación del nombre. La codificación. Símbolos alfabéticos. Símbolos numéricos. Símbolos alfanuméricos. Significación de los símbolos. Los códigos por bloques. El código por grupos. El plan de clasificación y codificación. El plan de codificación. La clasificación por nombres en orden alfabético. Definición. Ventajas e inconvenientes. Las normas de clasificación. Premisa. Los nombres de persona. Las razones sociales. Términos geográficos y palabras individualizadas. La clasificación por nombres en orden numérico. Definición. Ventajas e inconvenientes. Empleo de la clasificación en orden numérico. Las transposiciones. El sistema de la cifra terminal. Los colores. Otros distintivos. La clasificación por nombres en orden geográfico. Definición. Ventajas e inconvenientes. La clasificación por regiones, provincias, pueblos y nombres. La clasificación por región, provincia, pueblo, calle, número y nombres. La clasificación por pueblos. La clasificación por regiones, provincias y nombres. La clasificación por provincias, pueblos y nombres. La clasificación por regiones, pueblos y nombres. La ordenación de las carpetas individuales. La clasificación mixta según un orden geográfico y por categoría. La clasificación por temas. Definición. La clasificación alfabética según el tema. La clasificación numérica y alfanumérica por temas. La clasificación decimal Dewey. Sistema de archivo unificado. Adaptabilidad del sistema de archivos unificados a uso individuales. Archivo normal por tema. Archivo mediante carpetas. La clasificación en orden cronológico. Definición. Ventajas e inconvenientes. Los criterios de clasificación. La organización del archivo. Programación de la conservación y de la eliminación de documentos. Introducción. Un procedimiento tipo. Archivo de niveles diversos. La organización del archivo activo. Oportunidad de subdividir el material archivado. La llegada de los documentos. La organización del punto de trabajo. La selección y la elección de las instalaciones para el punto de trabajo funcional. La organización del archivo semiactivo. La figura del responsable del archivo semiactivo. Cómo organizar el archivo semiactivo. Las instalaciones utilizables. Cómo elegir las instalaciones. Cómo ordenar el material en los archivos semiactivos. El archivo de la dirección comercial. Contenido. La correspondencia con los clientes. La correspondencia con los vendedores. Las confirmaciones de pedidos. Las normas, las instrucciones y las circulares. La documentación sobre mercados y la competencia. Los catálogos, los folletos, etc. Material reservado. Otro material. El archivo de la dirección administrativa. Contenido. Las facturas. Los documentos contables. Las carpetas de tributos y exacciones fiscales. La correspondencia. Los contratos. La documentación del departamento de compras. La documentación del departamento de personal. Las normas y las instrucciones. Las actas de los consejos de administración, etc. El material reservado. La organización del archivo inactivo. Importancia de una organización racional del archivo inactivo. Generalidades sobre la organización de los archivos inactivos. Criterios a seguir para el envío de documentos al archivo inactivo. Las instalaciones para el archivo inactivo. Modalidades para la conservación de los documentos en el archivo. Los objetivos de un archivo inactivo. Cómo organizar la labor de admisión de documentos en el archivo. Establecer un flujo regular de trabajo. La preparación del material. Los criterios de elección de las instalaciones para la ordenación de documentos. Las operaciones preliminares de ordenación. La admisión de los documentos. Los índices y las referencias cruzadas. Las normas escritas. Movimientos de documentos y sus correspondientes controles. La eficacia del servicio. Los controles. Transferencia a otros de material de archivo en préstamos. Otras causas de irregularidades en el funcionamiento del archivo semiactivo. Los controles sobre el archivo inactivo. La eliminación de los préstamos a través de las copias. El expurgo de los archivos. Necesidades de un expurgo periódico del material archivado. El expurgo a plazo fijo. El expurgo continuado. Cómo se efectúa el paso de los documentos a través de los diferentes archivos. El paso desde el archivo semiactivo al archivo inactivo. La duración del período de archivo inactivo. Los servicios activos del archivo. El archivo como función activa. La determinación del desarrollo regular de las operaciones. La función del archivo semiactivo respecto a los activos. La función del archivo semiactivo respecto al inactivo. El servicio de control de plazos de cumplimentación. Los costes de la labor de archivo. La composición de los costes de la labor de archivo. Un ejemplo de cálculo de los costes. Los archivos con costes magnéticos. Aspectos fundamentales de una organización racional de los archivos con soportes magnéticos. Métodos para la identificación de los soportes magnéticos y de los diversos asuntos. Colocación de los soportes en la librería. Ubicación de la biblioteca. Procedimiento de trabajo de la biblioteca. La utilización de los discos. Procedimientos de biblioteca para los data stes sobre disco. La tabla del contenido de los volúmenes de acceso directo. Identificación de los volúmenes de acceso en cinta de acceso directo. Identificación de los volúmenes en cinta magnética. Identificación de los volúmenes de acceso directo. La eliminación de los soportes fuera de uso. Identificación sobre los procedimientos de seguridad. Normas de uso y conservación de las cintas. Las instalaciones para la clasificación y el archivo. Las instalaciones para el archivo activo y para el archivo semiactivo. Los principales sistemas de archivo. El archivo horizontal o plano. El archivo vertical. El archivo vertical. El archivo suspendido. Visibilidad superior y visibilidad lateral. Sistema del box y sistema de selextractor. Las instalaciones para el archivo. Instalaciones para el archivo horizontal o plano. Instalaciones para el archivo vertical. Los mecanismos del archivo. Instalaciones a base de estanterías deslizantes. Aparatos de planos rotatorios. Las instalaciones para el archivo en el punto de trabajo. Las instalaciones para el archivo inactivo. Las características del archivo inactivo. Las estanterías. La localización de las estanterías. Precauciones contra incendios. Locales especiales antiincendios y armarios antitérmicos. Duplicación del archivo. Extinción automática de incendios. Instalaciones para encuadernación. Las máquinas para la destrucción de documentos. Las instalaciones para el archivo de las fichas. Importancia de las fichas y de los ficheros. Las instalaciones empleadas para el archivo vertical. El archivo de las fichas ciegas. El archivo de las fichas parcialmente visibles. Las fichas con estribo. Los ficheros rotativos. Las instalaciones empleadas para el archivo horizontal. Ficheros de cajones con bolsas. Ficheros de cajones sin bolsa. Ficheros de libro o portafolio. Las fichas de perforación marginal. Generalidades. La activación de los códigos y la selección. Las fichas de perforación interna. Las fichas de coincidencia óptica. Hacia el futuro. Nuevas perspectivas organizativas. Las tendencias actuales. Importancia de las informaciones. Mecanización e integración. Consecuencias sobre la organización de los archivos.

El empleo del microfilm en la distribución, consulta y archivo de las informaciones. Introducción al microfilm. Características generales. Breves indicaciones técnicas. Sectores de aplicación. Empleo inactivo del microfilm. Microfilm de seguridad. Registro cautelares. Empleo dinámico. Ejemplos prácticos de empleo. Documentación administrativa. Métodos y técnicas de clasificación y retrieval. Instalaciones para la copia, revelado, duplicación, lectura e impresión. Criterios de valoración y costes. Documentación técnica. Dibujos técnicos. Clasificación y retrieval. Instalaciones para la copia, revelado, duplicación, lectura e impresión. Criterios de valoración y costes. Catálogo y manuales. Clasificación y retrieval. Instalaciones para la copia, tratamiento, duplicación, lectura e impresión. Criterios de valoración y costes. Documentación bibliográfica y relativa a patentes. Documentación bibliográfica. Documentación relativa a patentes. El microfilm a la salida del ordenador. El futuro microfilm.